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Digitalisierung eines Fahrdienstes mit 120 Fahrzeugen
Case Study
Ausgangssituation
Ein Fahrdienstunternehmen mit rund 120 Fahrzeugen und etwa 200 Mitarbeitenden stand vor erheblichen organisatorischen Herausforderungen. Die Fahrzeuge wurden täglich an verschiedene Mitarbeitende ausgegeben, wodurch kaum nachvollziehbar war, wo sich die Fahrzeuge befanden, ob sie privat genutzt wurden oder ob sie am Wochenende unterwegs waren.
Parallel dazu liefen die Arbeitszeitkonten der Mitarbeitenden aus dem Ruder: Überstunden summierten sich, genaue Nachweise fehlten und eine objektive Übersicht über Arbeits- und Standzeiten war nicht gegeben.
Die Folge waren unklare Strukturen, ein hoher Kommunikationsaufwand in der Disposition, steigende Kosten und ein Mangel an Transparenz im gesamten Fuhrparkbetrieb. Das Unternehmen musste dringend reagieren — und entschied sich für eine Lösung der OrtungsLogistik GmbH.
Das Ziel des Kunden
Transparenz im Fuhrpark:
klare Sichtbarkeit aller Fahrzeuge in Echtzeit, inklusive Zuordnung der Fahrer.
Reduktion von Privat- und Fehlfahrten
Vermeidung unnötiger Kilometer und damit unnötiger Kosten.
Deutliche Reduktion der Überstunden
Entlastung der Arbeitszeitkonten durch korrekte Zeiterfassung und klare Trennung von Arbeits- und Pausenzeiten.
Kostenreduktion für mehr Wettbewerbsfähigkeit
insbesondere für Ausschreibungen, bei denen der Fahrpreis ein entscheidender Faktor ist.
Mehr Planungssicherheit
sofortige Auskunftsfähigkeit gegenüber Eltern, Einrichtungen oder Fahrgästen, beispielsweise bei Verspätungen.
Weniger Chaos im Tagesgeschäft
Entlastung der Disposition durch klare Datenlage und zuverlässige Informationen.
Lösung
Die Umsetzung erfolgte vollständig und unmittelbar: Der gesamte Fuhrpark wurde mit fest verbauten Ortungseinheiten ausgestattet. Die eingesetzten Blackboxen liefern rund um die Uhr präzise Positionsdaten aller Fahrzeuge.
Ergänzend wurden RFID-fähige Arbeitszeiterfassungslösungen integriert. Mitarbeitende stempeln ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende direkt im Fahrzeug über eine RFID-Karte oder einen Chip. Dadurch wird jede Fahrt automatisch einem Fahrer zugeordnet, und Bewegungsprofile lassen sich jederzeit nachvollziehen.
Die Kombination aus GPS-Ortung, Echtzeitüberwachung und digitalem Fahrtenbuch ermöglichte außerdem:
- den Abgleich zwischen Fahrzeugbewegung und Mitarbeiterstempelung
- automatische Erkennung von Standzeiten außerhalb relevanter Einsatzorte
- automatische Zuordnung von Pausen
- Transparenz über zu frühes Stempeln oder lange private Zwischenstopps
Schulungen für Verwaltung und Disposition rundeten die Umsetzung ab und sorgten für eine reibungslose Einführung der neuen Prozesse.
Ergebnis
Die Veränderungen waren unmittelbar spürbar und klar messbar.
- Die Überstunden reduzierten sich deutlich – Arbeitszeiten werden seit der Einführung korrekt und nachvollziehbar erfasst.
- Die Transparenz im Fuhrpark stieg auf 100 % – jedes Fahrzeug ist jederzeit sichtbar, jeder Einsatz dokumentiert.
- Die Disposition wurde massiv entlastet: Telefonate, Nachfragen und Unsicherheiten gingen nahezu vollständig zurück, da ein Blick auf den Bildschirm genügt, um die Situation einzuschätzen.
- Reklamationen sanken drastisch: Geschwindigkeitsüberschreitungen oder Verspätungen können sofort und eindeutig nachvollzogen werden.
- Die Zuverlässigkeit der Fahrer stieg spürbar, da Arbeitsweise und Routenverhalten klar dokumentiert sind.
- Privatfahrten gingen gegen null – unnötige Kosten wurden effektiv unterbunden.
- Kosten sanken deutlich: durch weniger Leerkilometer, korrekte Pausen und effizientere Tourenplanung.
- Die Zufriedenheit stieg auf allen Ebenen — bei Disponenten, Verwaltung, Fahrern und letztlich auch bei Eltern, Patienten und Fahrgästen.
- Das Unternehmen gewann wieder Spielraum für Wachstum und konnte sich dank verbesserter Kostenstruktur erfolgreich an neuen Ausschreibungen beteiligen.
Fazit
Die Einführung der Ortungs- und Zeiterfassungslösung der OrtungsLogistik GmbH entwickelte sich zu einem nachhaltigen Erfolg. Mit vergleichsweise geringem Aufwand und überschaubarer Investition wurden alle zentralen Herausforderungen des Unternehmens gelöst: Überstunden wurden reduziert, der Fuhrpark vollständig transparent, die Disposition spürbar entlastet und die Kosten deutlich gesenkt.
Das System amortisierte sich schnell und versetzte den Fahrdienst in die Lage, effizienter zu arbeiten, wettbewerbsfähig zu bleiben und weiteres Wachstum zu realisieren. Die digitale Transformation im Fuhrpark stellte sich als entscheidender Schritt für eine stabile und zukunftsfähige Unternehmensentwicklung heraus.
Schluss mit Chaos im Fuhrpark
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