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Wie ein mobiler Pflegedienst mit GPS-Flottenmanagement monatlich rund 13.700 € spart
Case Study
Ausgangssituation
Ein etablierter mobiler Pflegedienst mit großem Einsatzgebiet in Süddeutschland stand vor typischen Herausforderungen eines wachsenden Fuhrparks. Mit zunehmender Fahrzeuganzahl und steigender Mitarbeiterzahl wurde es immer schwieriger, den Überblick zu behalten.
Die größten Probleme:
- Disponenten mussten regelmäßig telefonisch nachfragen, wo sich Mitarbeitende befinden
- Keine belastbaren Daten zu Standzeiten, Routen oder Leerlauf
- Manuelle Arbeitszeiterfassung mit hohem Fehlerpotenzial
- Wartungsintervalle wurden unregelmäßig oder zu spät erkannt
- Risiko durch unzulässige Privatfahrten mit steuerlich begünstigten Fahrzeugen
Gerade im Pflegebereich, in dem Zeit, Verlässlichkeit und Vertrauen entscheidend sind, führte das zu unnötigem Stress – sowohl im Büro als auch bei den Pflegekräften im Außendienst.
Typische Probleme im Alltag
Vor der Einführung eines digitalen Flottenmanagements sah der Alltag so aus:
- Disponenten mussten regelmäßig telefonisch nachfragen, wo sich Mitarbeitende befinden
- Keine belastbaren Daten zu Standzeiten, Routen oder Leerlauf
- Manuelle Arbeitszeiterfassung mit hohem Fehlerpotenzial
- Wartungsintervalle wurden unregelmäßig oder zu spät erkannt
- Risiko durch unzulässige Privatfahrten mit steuerlich begünstigten Fahrzeugen
Das Ergebnis: hoher Zeitaufwand, unnötige Kosten und rechtliche Unsicherheiten.
Die Lösung: GPS-Flottenmanagement mit OrtungsLogistik
Der Pflegedienst entschied sich für ein modulares System von OrtungsLogistik, das exakt auf die Anforderungen im Pflegealltag abgestimmt wurde.
Eingesetzte Module
- GPS-Fahrzeugortung & Flottenmanagement
- Digitales Fahrtenbuch
- Mobile & stationäre Zeiterfassung (inkl. RFID-Chip im Fahrzeug)
- Fahrzeugdaten-Auswertung (z. B. Kilometerstände)
- Wartungs- und Serviceintervall-Management
Kosten:
ca. 15 € pro Fahrzeug und Monat
Einführung & Nutzung im Pflegealltag
Nach dem Einbau der Ortungsboxen standen sofort aussagekräftige Daten zur Verfügung – ohne zusätzlichen Aufwand für die Pflegekräfte.
- Transparente Dokumentation von Fahrten und Standzeiten
- Live-Übersicht über Fahrzeuge und Mitarbeitende
- Digitale Arbeitszeiterfassung ohne Papier
- Automatische Kilometerstände für Wartungsplanung
- Klare Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung
Das System läuft unauffällig im Hintergrund, wird von den Mitarbeitenden akzeptiert und entlastet spürbar die Verwaltung.
Messbare Ergebnisse:
Kostenersparnis & Effizienz
Ø 13.700 € monatliche Einsparung bei rund 50 Fahrzeugen Deutliche Reduktion unnötiger Fahrten und Leerlaufzeiten Weniger Rückfragen → geringerer Personalaufwand in der Disposition
Zeitersparnis
Mehrere Stunden Zeitgewinn pro Tag in der Disposition Schnellere Abrechnung und Nachweiserstellung Keine Nachbearbeitung von Stundenzetteln mehr
Sicherheit & Rechtssicherheit
Höhere Sicherheit für Mitarbeitende im Außendienst Frühes Eingreifen bei ungewöhnlich langen Einsätzen Rechtssichere Nutzung steuerbefreiter Fahrzeuge
ROI
Amortisation innerhalb weniger Monate Laufende Einsparungen übersteigen die Systemkosten deutlich
Fazit: Warum GPS-Flottenmanagement für Pflegedienste sinnvoll ist
Diese Case Study zeigt eindrucksvoll, welches Potenzial digitales Flottenmanagement im Pflegebereich bietet:
- Transparente Fahrzeug- und Mitarbeitereinsätze
- Messbare und nachhaltige Kostenreduktion
- Entlastung von Disposition und Verwaltung
- Mehr Ruhe, Sicherheit und Planbarkeit im Alltag
Gerade für mobile Pflegedienste mit vielen Fahrzeugen ist GPS-Fahrzeugortung kein Kontrollinstrument, sondern ein effizientes Management-Tool mit klarem wirtschaftlichem Nutzen.Unternehmensentwicklung heraus.
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