Vom Zwei-Mann-Betrieb zur 40-Mitarbeiter-Flotte – digitales Wachstum im Heizungs- & Sanitärhandwerk

Case Study

Ausgangslage:

Ein junger Geschäftsführer gründete seinen Heizungs- und Sanitärbetrieb auf klassischem Weg:
mit dem Privatfahrzeug des Inhabers, einem VW Transporter im täglichen Einsatz und zwei Mitarbeitern im operativen Betrieb.

Bereits in dieser frühen Phase war jedoch klar, dass das Unternehmen nicht klein bleiben sollte. Ziel war ein kontrolliertes, nachhaltiges Wachstum – ohne die typischen Begleiterscheinungen, die viele Handwerksbetriebe im Laufe der Jahre ausbremsen: steigende Verwaltungskosten, unübersichtliche Prozesse und zunehmender organisatorischer Aufwand.

Statt erst auf Probleme zu reagieren, stellte sich der Geschäftsführer vorausschauend eine zentrale strategische Frage:

Diese Frage ist im Handwerk keineswegs selbstverständlich.
Viele Betriebe beschäftigen sich erst dann mit Digitalisierung und Prozessoptimierung, wenn der administrative Aufwand bereits zur Belastung geworden ist – wenn zusätzliche Bürostellen nötig sind, Abläufe ineffizient laufen und Transparenz verloren geht.

In diesem Fall war es anders:
Der Betrieb entschied sich bewusst dafür, Strukturen von Anfang an so aufzubauen, dass sie mit dem Unternehmen mitwachsen können. Wachstum sollte kein Risiko darstellen, sondern planbar, steuerbar und wirtschaftlich bleiben.

Diese frühe Weichenstellung bildete die Grundlage für den späteren Erfolg.

Typische Probleme im Handwerk ohne Digitalisierung

Aus unserer Erfahrung mit vergleichbaren Heizungs- und Sanitärbetrieben entstehen ohne digitale Systeme bereits ab 10–15 Mitarbeitern massive Engpässe:

• steigender Büro- und Verwaltungsaufwand
• manuelle Stundenzettel & fehleranfällige Abrechnung
• keine Übersicht über Fahrzeuge, Wartungen & Pflichten
• unklare Regelungen bei Arbeitskleidung & Ausstattung
• wachsende Verwaltungskosten blockieren weiteres Wachstum

Genau diese Probleme wollte der Betrieb von Beginn an vermeiden.

Die Entscheidung: Modulares GPS-Flottenmanagement von OrtungsLogistik

Statt später nachzurüsten, entschied sich der Betrieb direkt zum Start für ein voll digitalisiertes, modular skalierbares Flottenmanagement-System.

Eingesetzte Module

• GPS-Fahrzeugortung & Flottenmanagement
• mobile Arbeitszeiterfassung im Fahrzeug
• automatische Wartungs- & Prüfintervalle
• digitale Mitarbeiterverwaltung inkl. Qualifikationen
• Dokumentation von Arbeitskleidung & Ausgaben

Der entscheidende Vorteil:

Kein Systemwechsel, keine Umstellung, kein Strukturbruch – auch bei starkem Wachstum.

Einführung & Nutzung im Arbeitsalltag

Mit jedem neuen Mitarbeiter und jedem zusätzlichen Fahrzeug wurde das System einfach erweitert.

Alle relevanten Informationen sind zentral, transparent und jederzeit abrufbar:

• Arbeitszeiten direkt aus dem Fahrzeug
• Wartungen automatisch dokumentiert
• Nachweise wie Erste-Hilfe-Kurse & Verträge hinterlegt
• Ausgabe von Arbeitskleidung fair & nachvollziehbar geregelt

Das Ergebnis:
Ein schlanker Verwaltungsapparat – trotz starkem Unternehmenswachstum.

Messbare Ergebnisse nach ca. 5 Jahren

Wachstum & Skalierung

Effizienz & Zeitersparnis

• ca. 50 % Zeitersparnis gegenüber nicht digitalisierten Betrieben
• deutlich weniger Büro-Personal erforderlich
• keine Medienbrüche zwischen Baustelle, Fahrzeug & Büro

Gerade im Heizungs- und Sanitärhandwerk ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Kosten & Wirtschaftlichkeit (ROI)

Da das System bereits ab der Gründungsphase konsequent eingesetzt wurde, konnten zahlreiche Kosten- und Effizienzprobleme vermieden werden, die in vielen Handwerksbetrieben erst im Nachhinein sichtbar werden und dann mit erheblichem Aufwand korrigiert werden müssen.

Insbesondere entfielen sämtliche Nachrüst- und Umstellungskosten, da Prozesse, Zuständigkeiten und Abläufe von Beginn an digital, einheitlich und skalierbar aufgebaut waren. Es war zu keinem Zeitpunkt notwendig, bestehende Strukturen aufzubrechen, Daten zu migrieren oder Mitarbeiter auf neue Systeme umzustellen – ein Aufwand, der in wachsenden Betrieben häufig mehrere Monate bindet und zusätzliche Kosten verursacht.

Trotz der starken Zunahme von Mitarbeitern und Fahrzeugen war es zudem nicht erforderlich, zusätzliche Verwaltungs- oder Bürostellen zu schaffen. Aufgaben wie Arbeitszeiterfassung, Fahrzeugverwaltung, Wartungsdokumentation und Mitarbeiterorganisation liefen durchgehend strukturiert, transparent und automatisiert ab. Der administrative Aufwand wuchs damit nicht proportional zum Unternehmenswachstum, sondern blieb dauerhaft auf einem wirtschaftlich sinnvollen Niveau.

Ein weiterer entscheidender Vorteil lag in der frühzeitigen und kontinuierlichen Kontrolle von Fahrzeug- und Personalkosten. Durch die jederzeit verfügbare Transparenz konnten Kostenentwicklungen früh erkannt, gesteuert und optimiert werden, anstatt erst im Nachhinein auf Abweichungen reagieren zu müssen. Dies schuf Planungssicherheit und ermöglichte fundierte unternehmerische Entscheidungen auf Basis belastbarer Daten.

In der Gesamtbetrachtung amortisierte sich die Investition damit praktisch von Beginn an, da zusätzlicher Verwaltungsaufwand, ineffiziente Prozesse und typische Wachstumskosten gar nicht erst entstanden, sondern durch den frühzeitigen Einsatz des Systems konsequent vermieden wurden.

Service & Zusammenarbeit

„Ich bin sehr dankbar, dass OrtungsLogistik uns von Anfang an begleitet hat.
Das System hat unser Wachstum erst möglich gemacht und unser Unternehmen nachhaltig fit für die Zukunft aufgestellt.“

Geschäftsführer

Warum dieses Modell im Handwerk funktioniert

• Dieses Modell funktioniert im Handwerk deshalb so gut, weil es nicht erst für große Betriebe konzipiert ist, sondern bereits ab dem ersten Fahrzeug echten Mehrwert bietet. Statt provisorischer Lösungen oder späterer Insellösungen werden Prozesse von Anfang an sauber, digital und nachvollziehbar aufgebaut. Dadurch entsteht eine belastbare Struktur, die nicht ersetzt, sondern lediglich erweitert werden muss, wenn der Betrieb wächst.
• Gleichzeitig ist das System modular skalierbar und passt sich flexibel an die jeweilige Unternehmensgröße an. Neue Fahrzeuge, Mitarbeiter oder Funktionen lassen sich jederzeit ergänzen, ohne bestehende Abläufe zu stören oder zusätzliche Komplexität zu erzeugen. Das macht es möglich, auch größere Flotten und Teams effizient zu steuern, ohne dass der organisatorische Aufwand exponentiell zunimmt.
• Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor ist die volle Transparenz über Fahrzeuge, Mitarbeiter und Pflichten, die an die Stelle von Unsicherheit und Kontrollverlust tritt. Alle relevanten Informationen sind jederzeit zentral verfügbar, nachvollziehbar dokumentiert und objektiv auswertbar. Entscheidungen werden damit nicht aus dem Bauch heraus getroffen, sondern auf Basis klarer Daten und Fakten.
• In der Summe ermöglicht dieses Vorgehen nachhaltiges Wachstum ohne Verwaltungs-Explosion. Der Betrieb kann skalieren, neue Aufträge annehmen und Personal aufbauen, ohne dass Bürokratie, manuelle Prozesse oder steigende Verwaltungskosten zum limitierenden Faktor werden. Genau diese Kombination aus Struktur, Flexibilität und Transparenz macht das Modell besonders geeignet für wachsende Handwerksbetriebe.

Fazit: Digitalisierung ist kein Thema für später

Diese Case Study zeigt klar:

Wer früh auf GPS-Flottenmanagement, digitale Zeiterfassung und klare Prozesse setzt, wächst schneller, sicherer und profitabler.

Gerade im Heizungs- und Sanitärhandwerk entscheidet Struktur über Skalierung.