Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung bezeichnet den Prozess, bei dem Arbeits- und Projektzeiten über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets erfasst werden. Besonders bei Außendienst­mitarbeitern, Technikern, Handwerker-Teams oder Kundenfahrten ist sie branchenübergreifend unverzichtbar. Moderne Systeme bieten Echtzeit-Tracking, automatische Pausen- und Überstunden­erfassung, GPS-gestützte Validierung und die nahtlose Übergabe an Lohnabrechnungssysteme. Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Az. C‑55/18) verpflichtet Unternehmen zur objektiven elektronischen Zeiterfassung.

Inhaltsverzeichnis

1. Definition & Abgrenzung

Mobile Zeiterfassung ist die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten per App oder mobiler Weblösung, die unabhängig vom Einsatzort funktioniert. Die Daten werden oft automatisch mit Servern synchronisiert und stehen unmittelbar für Lohnabrechnung, Projektmanagement oder Disposition zur Verfügung.

2. Gesetzlicher Rahmen

EuGH-Urteil C‑55/18: Der Wendepunkt

Am 14. Mai 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof, dass alle Arbeitgeber in der EU verpflichtet sind, ein objektives und zuverlässiges System zur Zeiterfassung einzusetzen. Betroffen sind alle Branchen und Unternehmensgrößen.

Wichtige Punkte:

• Schriftliche oder manuelle Erfassung reicht nicht mehr aus.
• Die Systeme müssen für Arbeitnehmer überprüfbar sein.
• Auch mobile Tätigkeiten müssen vollständig erfasst werden können.

In Deutschland steht die gesetzliche Umsetzung des Urteils noch aus, wird aber bereits in Arbeitsgerichtsprozessen berücksichtigt.

3. Funktionen & technische Konzepte

GPS & Geofencing

Erlaubt eine standortbezogene Erfassung. Buchungen können nur an definierten Orten (z. B. Baustelle) erfolgen.

Tätigkeitszuordnung & Projektbezug

Zeiten werden direkt bestimmten Projekten, Kunden oder Tätigkeiten zugeordnet.

Offline-Funktion

Auch ohne Netzverbindung können Zeiten lokal gespeichert und später synchronisiert werden.

Automatische Pausen & Überstunden

Systeme berechnen Pausen, Höchstarbeitszeiten und Überstunden nach geltendem Recht.

Schnittstellen

Anbindung an Lohnbuchhaltung, ERP, CRM oder Dispositionstools über APIs oder Dateiexporte.

4. Vorteile für Unternehmen & Mitarbeitende

Vorteil	Beschreibung
Flexibilität	Ideal für Außendienst, Service, Bau & Logistik.
Rechtssicherheit	Nachweisbare Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Zeitersparnis	Automatische Auswertung & Übertragung.
Transparenz	Für Mitarbeitende und Führungsebene nachvollziehbar.
Integration	Kombinierbar mit GPS, Fahrzeugortung, Lohnsystemen.

5. Herausforderungen & Datenschutz

Datenschutz (DSGVO)

GPS-Daten gelten als personenbezogene Daten und dürfen nur mit Einwilligung des Mitarbeiters erhoben werden. Gute Systeme ermöglichen das An- und Abschalten der Ortung.

Mitarbeiterakzeptanz

Transparente Kommunikation und einfache Bedienung sind essenziell. Ein Schulungskonzept gehört dazu.

6. Anwendung durch OrtungsLogistik GmbH

Die OrtungsLogistik GmbH mit Sitz in Forchheim hat sich auf die Kombination aus GPS-Ortung und mobiler Zeiterfassung spezialisiert.

Funktionen im Überblick:

• App für Mitarbeitende zur Zeiterfassung mit Standortprüfung
• Erfassung von Projekt- und Fahrtzeiten inkl. GPS-Stempel
• Vollständige Integration mit Fahrzeugortung
• Kompatibel mit gängigen Fiskal- und Archivierungsvorgaben (z. B. GoBD, DSFinV-K)
• TSE-konforme Schichtabrechnung für Taxiunternehmen
• Cloudbasierte Auswertung für Disponenten und Controller

7. Branchenbeispiele

Taxi & Fahrdienste

• Schichtstart & -ende mit digitalem Fahrernachweis
• Kombination mit Fahrzeugbewegungsdaten
• Lückenlose Archivierung bei Steuerprüfungen

Logistik & Transport

• Kombination von Stopps, Standzeiten und Fahrerzeiten
• Tourenplanung & Zeiterfassung in einem System
• Spesen- & Pauschalenberechnung automatisch

8. Ausblick & Trends

• KI-gestützte Prognosen für Einsatzplanung & Personalbedarf
• Sprachsteuerung bei der Zeiterfassung in Fahrzeugen
• Integration in Smartwatches & Wearables
• Rechtsupdate 2025/2026 zur verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung in DE erwartet

9. Fazit & Empfehlung

Mobile Zeiterfassung ist kein Zusatzfeature mehr, sondern betriebliche Notwendigkeit.
Sie ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen, interne Prozesse zu optimieren und Mitarbeitende fair und korrekt abzurechnen. Besonders in mobilen und dezentralen Teams bringt sie enorme Vorteile.

Die Kombination aus Zeiterfassung, Ortung und Lohnintegration, wie sie OrtungsLogistik anbietet, schafft ein Komplettsystem – ohne Mehraufwand für Führungskräfte oder Buchhaltung.